Promena knjigovođe ne mora da znači prekid poslovanja niti haotičnu predaju dokumentacije. Najvažnije je unapred odrediti datum prelaska, proveriti šta treba preuzeti i obezbediti kontinuitet poreskih, računovodstvenih i administrativnih obaveza.
Kada je vreme za promenu knjigovođe?
Razlozi mogu biti različiti: otežana komunikacija, nejasni rokovi, nedovoljno izveštavanja, rast obima poslovanja ili potreba za širim računovodstvenim i administrativnim servisom. Odluku je najbolje donositi na osnovu potreba firme i kvaliteta budućeg procesa, a ne samo cene usluge.
1. Odredite datum preseka
Pre početka primopredaje dogovorite datum do kog prethodni knjigovođa obrađuje dokumentaciju i od kog novi knjigovođa preuzima redovne poslove. Posebno treba utvrditi ko završava poreski period koji je u toku i ko prati obaveze sa rokovima neposredno oko datuma prelaska.
2. Dokumentacija koju treba preuzeti
- glavna knjiga, bruto bilans i analitičke evidencije;
- kartice kupaca, dobavljača i drugih partnera;
- evidencije osnovnih sredstava, zaliha i drugih relevantnih pozicija;
- obračuni zarada i evidencije zaposlenih, kada postoje;
- poreske prijave, obračuni i potvrde o predaji;
- godišnji finansijski izveštaji i prateća dokumentacija;
- ugovori, odluke i druga dokumentacija važna za knjiženja i poreski tretman.
3. Proverite otvorene obaveze i rokove
Primopredaja treba da sadrži pregled obaveza koje još nisu završene: poreske prijave, plaćanja, usaglašavanja, korekcije, potraživanja, obaveze prema zaposlenima i druga otvorena pitanja. Korisno je napraviti pisani zapisnik ili kontrolnu listu kako se nijedna stavka ne bi izgubila između dve računovodstvene kuće.
4. Elektronski pristupi i ovlašćenja
Posebno proverite pristupe sistemima koje firma koristi, kao što su ePorezi, SEF, CROSO i drugi elektronski servisi. Potrebno je utvrditi koja ovlašćenja prestaju, koja treba dodeliti novom saradniku i da li firma ima sopstveni pristup i kontrolu nad svojim nalozima.
5. Početno usaglašavanje kod novog knjigovođe
Novi knjigovođa treba da dobije dovoljno podataka da proveri početno stanje i organizuje nastavak rada. Ako postoje nejasnoće ili neusaglašene stavke, bolje ih je evidentirati odmah nego ih prenositi iz meseca u mesec.
Najčešće greške pri promeni knjigovođe
- prelazak bez jasno definisanog datuma preseka;
- preuzimanje samo papirne dokumentacije bez elektronskih evidencija;
- neproverene poreske prijave i rokovi koji dospevaju tokom prelaska;
- neuređena ovlašćenja za elektronske servise;
- nepostojanje spiska otvorenih pitanja;
- odlaganje početnog usaglašavanja podataka.
Da li promena knjigovođe mora da čeka kraj godine?
Ne mora. Promena se može organizovati i tokom poslovne godine ako je primopredaja jasno definisana i ako se obezbedi kontinuitet evidencija i rokova. U praksi je važnije dobro odabrati datum preseka i odgovornosti nego čekati određeni kalendarski datum.
Prelazak kod AS LEGATT-a
AS LEGATT organizuje prelazak kroz početni razgovor, plan primopredaje, pregled preuzetih podataka i dogovor o budućem načinu dostavljanja dokumentacije. Saradnja može biti organizovana digitalno i za klijente van Novog Pazara.
Ako razmišljate o promeni, možete prvo poslati osnovne podatke o firmi. Reći ćemo vam šta je potrebno za urednu primopredaju i pripremiti predlog saradnje.